PIW Groep

De PIW Groep is de koepelorganisatie voor een aantal instellingen in de Westelijke Mijnstreek. Partners in Welzijn, Spelenderwijs, Welzohandig, Ecsplore, De Boerderij en Fenix zijn onderdeel van de PIW Groep. “Makkelijker en kwalitatief betere stuurinfo genereren, teneinde de verantwoording naar onze opdrachtgevers beter te kwalificeren.” Dat was volgens Carel Seijben, bestuurder bij de PIW groep, het voornaamste doel van het project MyGrip: de implementatie van een nieuw ERP systeem inclusief plannings- en registratie binnen PIW.

“ORGfit heeft standvastig het doel van het project voor ogen gehouden en ons naar het eindresultaat geleid.” De welzijnsbranche vraagt steeds meer om een betere verantwoording naar opdrachtgevers, meestal overheden zoals gemeenten. Een veranderde financiering en toenemende concurrentie zijn hiervan voorname aanleidingen. “Maar overheden kijken ook steeds kritischer naar de uitgave van gemeentegelden en willen waar voor hun geld”, vertelt Carel Seijben. “Terecht overigens. Toch waren het niet alleen deze veranderingen die ons hebben aangezet tot de implementatie van MyGrip. Ook zelf wilden we een beter zicht op de prestaties van onze organisatie. In kwantitatieve zin hadden we dat wel goed op orde, maar met name op de kwalitatieve prestaties, waarvan iedereen wel weet dat we ze leveren, hadden we te weinig zicht. En ja, als je deze inzichtelijk hebt, denk aan resultaten als het terugdringen van werkloosheid of schooluitval, en je kunt deze overleggen aan je opdrachtgever, dan ben je spekkoper.”

Om deze visie te realiseren, besloot PIW tot de implementatie van MyGrip, een plannings- en registratietool. “Voor het zover was is nog heel wat water door de Maas gegaan”, vervolgt Carel Seijben. “We wisten natuurlijk wel wat we wilden bereiken, en we wisten ook dat IT de sleutel naar de oplossing zou zijn. Maar dan komt de vertaalslag naar een concreet product. Op dat moment hebben we ORGfit in de arm genomen.” ORGfit heeft van meet af aan de projectleiding voor zijn rekening genomen: een projectplan opgesteld, inclusief planning en begroting, en deze continu gevolgd. Carel Seijben: “Bij een project als MyGrip is het fijn als er iemand naast je staat die continu het einddoel voor ogen houdt, zeker als dit iemand is die van buiten de eigen organisatie komt.

ORGfit heeft ons met de nodige (prettige) standvastigheid naar ons einddoel geleid. Bovendien is ORGfit er in geslaagd de technische verandering die moest plaatsvinden, te vertalen naar iets dat spreekt. Naar voordelen voor onze medewerkers, klanten en opdrachtgevers. Ze hebben er op deze manier voor gezorgd dat er draagvlak kwam voor de verandering.” Maar voordat PIW echt kon starten met de implementatie van MyGrip heeft ORGfit een inventarisatie gemaakt van de informatiebehoefte en de leveranciersselectie uitgevoerd. “De inventarisatie van de informatiebehoefte binnen de organisatie was stap één”, aldus Carel Seijben. “Dit heeft ORGfit uiterst gedegen aangepakt.

Door te analyseren welke informatie waar in de organisatie nodig en gewenst was, hebben ze de basis neergelegd voor de inrichting van MyGrip. Dit onderdeel van het project hebben we in eerste instantie aan ORGfit gegund. Omdat we zeer tevreden waren over de aanpak van ORGfit, hebben we hen uiteindelijk ook voor het tweede projectonderdeel – de projectleiding – gevraagd.” Stap twee van het project MyGrip betrof de leveranciersselectie. Welke leverancier gaat de software leveren? Dat was de centrale vraag. “Op basis van de informatie uit fase één – de inventarisatie van de informatiebehoefte – en op basis van onze technische wensen en eisen, heeft ORGfit een blauwdruk geschreven voor het nieuwe softwarepakket en de leverancier geselecteerd. Voor ons was het gebruiksgemak uiterst belangrijk.

Het nieuwe systeem mocht absoluut niet leiden tot een toename van administratieve druk. Uiteindelijk zijn we tot een oplossing gekomen waarbij we voor 80% kunnen werken met standaardsoftware. De overige 20% is maatwerk. Hierbij is een samenwerking tot stand gekomen met Wel.kom, ook een welzijnsorganisatie. Samen met ORGfit en met GAC Business Solutions (Microsoft partner) hebben we een specifieke softwareapplicatie voor planning en registratie in de welzijnsbranche ontwikkeld.

Het resultaat is dermate succesvol dat we deze tool in de markt willen zetten als brancheoplossing. Kortom: het aanbieden aan andere welzijnsorganisaties in den lande. De applicatie is nu zelfs onderdeel van het standaard dienstenpakket van onze softwareleverancier GAC Business Solutions. Hierdoor is ook het onderhoud op lange en korte termijn gewaarborgd.” De implementatie van MyGrip bij PIW betrof een project met een doorlooptijd van ruim anderhalf jaar. Carel Seijben: “ORGfit heeft ons bijna twee jaar lang ondersteund. Ik vond het bijzonder prettig dat iemand van buiten de organisatie zo’n lange tijd heeft meegelopen en kritisch heeft gekeken naar de gang van zaken binnen onze club.

Zo heeft ORGfit gedurende het gehele project extra aandacht gehad voor de processen binnen onze organisatie. Wat waren de consequenties van de implementatie van MyGrip op deze processen? Dat maakt je als organisatie scherp. Het heeft ons geholpen onze organisatie te verbeteren.” Dat PIW erg tevreden is over ORGfit mag duidelijk zijn. “Als ik drie punten mag noemen waarop ik ORGfit een sterke organisatie vind, dan zijn dat vakkennis, de ongecompliceerde, pragmatische aanpak en de bereikbaarheid.” Met dat laatste doelt Carel Seijben op de flexibiliteit van ORGfit. “Als we een probleem hadden, werd dat razendsnel aangepakt. Zoiets geeft rust.”