Wel.kom

Stichting Wel.kom is actief op het brede terrein van welzijn, kinderopvang, peuterspeelzaalwerk, activering en natuur- en milieueducatie. Het werkgebied van Wel.kom bestaat uit de gemeenten Venlo, Roermond, Beesel, Bergen, Venray en Leudal (Heythuysen). Sandra Holtjer, controller bij Stichting Wel.kom: “ORGfit heeft ons in een moeilijke tijd mede op weg geholpen naar een efficiëntere en transparante toekomst.”

Zoals bij veel welzijnsorganisaties, is ook voor Wel.kom het genereren van betrouwbare stuurinformatie voor verantwoording aan stakeholders waaronder gemeenten een 'hot item'. Sandra Holtjer: “Binnen onze organisatie waren we zelf gestart met de ontwikkeling van een softwareapplicatie voor planning en registratie. Dit liep echter niet helemaal zoals we voor ogen hadden. Daar kwam bij dat we in die periode als organisatie in zwaar weer belandden, hetgeen de behoefte aan kwalitatief goede stuurinformatie alleen nog maar groter maakte. Deze combinatie van factoren heeft ons doen besluiten om het project In Control genaamd uit te besteden. Via onze automatiseringspartner GAC Business Solutions, is ORGfit in beeld gekomen.” 

ORGfit heeft bij Wel.kom met name het projectmanagement rondom het project 'In Control' voor haar rekening genomen. “ORGfit heeft ons in een moeilijke tijd mede op weg geholpen naar een efficiëntere en transparante toekomst”, aldus Sandra Holtjer. “Projecten als deze zijn sowieso behoorlijk pittig. Het is dan noodzakelijk dat één iemand de touwtjes stevig in handen heeft en je organisatie met de nodige vasthoudendheid naar het eindpunt toe leidt.”

Sinds 1 september 2010 werkt Wel.kom met de nieuwe plannings- en registratietool Navision. De eerste ervaringen zijn positief. Sandra Holtjer: “De nieuwe applicatie biedt ons de mogelijkheid om - op basis van kwalitatieve gegevens - in een vroeg stadium, adequate beslissingen te nemen, om onze organisatie te sturen en om kritisch te kijken naar bijvoorbeeld onze kostenstructuur. Kortom: het geeft onze organisatie meer daadkracht.”

Door de implementatie van Navision, alsmede door de reorganisatie, rees bij Wel.kom de behoefte aan verdere kwaliteitsverbetering en een toename van efficiency. “Dit heeft ons doen besluiten te starten met de inrichting van een Shared Service Centre”, vertelt Sandra Holtjer. In dit Shared Service Centre zijn onder meer HRM, de financiële administratie, de kindadministratie, ICT, facilitair beheer, het secretariaat en inkoop ondergebracht. “Aangezien ORGfit ervaring had met de implementatie van dergelijke Shared Service Centra, hebben we onze samenwerking in dit project voortgezet. ORGfit heeft ons primair geholpen bij het uitvoeren van de nulmeting - de toetsing op procesvoering - en bij de bepaling van de zogenaamde soll-positie. Inmiddels zijn we ook als organisatie zelf druk bezig met de implementatie van het project. ORGfit kiest voor een werkwijze waarin ook de eigen organisatie een belangrijke verantwoordelijkheid krijgt in het implementatie traject. Dat komt het draagvlak binnen onze organisatie voor zo'n Shared Service Centre ten goede. ORGfit coacht ons hierin waarbij de kracht van ORGfit ligt in het bewaken van doelen en het inbrengen van de juiste expertise op het juiste moment.”
Kwaliteit en efficiency zijn de primaire doelstellingen van het Shared Service Centre. Sandra Holtjer: “Maar we sluiten niet uit dat we het in de toekomst ook gaan gebruiken voor commerciële doelstellingen.”

Het project is nog niet helemaal afgerond. Toch is Sandra Holtjer erg tevreden over de samenwerking met ORGfit. “Met name de diversiteit binnen ORGfit is naar mijn mening erg sterk, in positieve zin welteverstaan. Voor elk onderdeel van het project, zetten ze de juiste persoon, met de juiste kennis en het juiste niveau, op de juiste plek. Bovendien handelen de medewerkers van ORGfit met veel gevoel voor onze branche en de cultuur van onze organisatie in het bijzonder. Welzijnsorganisaties zijn van nature minder gewend aan grote veranderingen. ORGfit weet hier heel goed mee om te gaan. De medewerkers van ORGfit bewegen mee met de dynamiek van onze organisatie. Dat werkt prettig.”